Ekokymppi

Kainuun jätehuollon kuntayhtymä Ekokymppi on ottanut käyttöön Ropo Capitalin koko laskun elinkaaren digitalisoivan laskutusratkaisun. Uudistuksessa tärkeää oli laskutuksen ja reskontran yhdistäminen yhteen järjestelmään, aiempaa kattavampi raportointi ja laskun reaaliaikainen seuranta.

Ekokympin laskutusuudistus käynnistyi, kun yhtiön käytössä olleen laskutusjärjestelmän ylläpito oli päättymässä. Järjestelmän vaihdon yhteydessä päätettiin tehdä laajempi toimintamallien muutos. Tarjousten perusteella Ekokymppi ulkoisti vuoden 2017 alussa laskutuksen, maksuvalvonnan ja reskontran hoidon sekä maksamiseen liittyvän asiakaspalvelun kotimaiselle Ropo Capitalille.

Kokonaisvaltaisen uudistuksen avulla haluttiin varmistaa, että käyttöön saadaan paras mahdollinen toimintamalli, joka yhtenäistää koko laskutusprosessin ja vähentää manuaalisia työvaiheita.

– Olemme saaneet todella asiantuntevaa palvelua. Ropo Capitalin valmiit käyttöönottomallit ja osaava henkilöstö tekivät uudistuksen meille helpoksi. Olemme myös erittäin tyytyväisiä Ropo 24 -järjestelmään, kertoo Ekokympin toimitusjohtaja Jukka Oikarinen.

– Käyttöönotossa meillä oli tiukka aikataulu, koska aiempi järjestelmämme poistui kokonaan käytöstä. Ropo Capital vastasi haasteeseen todella hyvin. Vaikka työtä tehtiin vauhdilla, meillä oli koko ajan tieto siitä, että projekti etenee hallitusti, Oikarinen jatkaa.

Parempi tuntuma laskutukseen

Ekokymppi on Kainuun kuntien muodostama jätehuollon organisaatio, joka vastaa alueellaan viranomaistehtävien lisäksi jätteen hyödyntämisestä, käsittelystä ja neuvonnasta. Jäsenkuntien jätehuollon laskutus hoidetaan nyt sekä yksityishenkilöiden että yritysten osalta kokonaisuudessaan Ropo 24 -järjestelmän kautta.

– Ennen käytössämme oli kaksi erillistä laskutusjärjestelmää ja tiedonsiirto vaati myös manuaalista työtä. Nyt tiedot syötetään Ropo 24:ään ilman mitään rajapintoja ja kaikki laskut näkyvät myyntireskontrassa ajantasaisena tietona. Prosessi etenee sähköisesti laskutuksesta kirjanpitoon asti, Oikarinen kuvailee.

Ekokympille toteutettu ratkaisu on Ropo Capitalin yleisen toimintamallin mukainen. Perustana on pitkälle automatisoitu kokonaisuus, jonka jokainen osa-alue on helposti seurattavissa.

– Meille on tärkeää, että laskutuksen ja reskontran ulkoistaminen ei tarkoita hallinnan menetystä. Ropo Capitalin kanssa se on itseasiassa päinvastoin – meillä on nyt aiempaa parempi tuntuma laskutukseen. Ropo 24:n kautta näemme laskun tilan ja saamme myös kassavirtaennusteet reaaliajassa. Rutiinityön määrä on vähentynyt ja tiedon määrä kasvanut, Oikarinen kehuu.

– Enää meidän ei tarvitse odottaa, että tiedot siirtyvät kirjanpitoon ja vasta kuun lopussa saadaan raportti. Kaikki tieto on meillä saatavilla koko ajan. Raportointi toimii kaiken kaikkiaan todella hyvin, Oikarinen jatkaa.

Jätehuollon tarpeisiin rakennettu ratkaisu

Ropo Capitalin asiakkuusjohtaja Ville Räsäsen mukaan digitalisoitu laskun elinkaariprosessi luo asiakasyrityksille kilpailuetua parhaiten silloin, kun se on räätälöity toimialan erityisvaatimukset huomioiden. Vaikutukset näkyvät paitsi asiakasyrityksen resursseissa myös palvelun laatuna asiakkaan asiakkaille.

– Jätehuollossa usealla organisaatiolla on mietinnässä järjestelmien muutos. Meillä laskun elinkaaripalvelu räätälöidään toimialakohtaisesti – kokemuksemme mukaan näin saadaan rakennettua paras ratkaisu sekä toimeksiantajan että toimeksiantajan asiakkaan näkökulmasta. Ekokymppi on tästä erinomainen esimerkki, Räsänen täsmentää.

Vaikka Ekokympin suurimpia tavoitteita olivat prosessin digitalisointi sekä reaaliaikaisen seurannan ja raportoinnin käyttöönotto, myös säästöt kiinnostivat. Uusi palveluratkaisu mahdollistaa kustannusten laskun samaan aikaan, kun esimerkiksi asiakaspalveluajat laajenevat.

– Jo tarjousvaiheessa Ropo Capitalin transaktiopohjainen hinnoittelu erottui muista. Koko ajan on selvää, mitä mikäkin maksaa eikä tule mitään lisäkustannuksia. Lisäksi laskujen maksamiseen liittyvä asiakaspalvelu hoituu Ropo Capitalin kautta pidemmillä aukioloajoilla, ja pystymme toimimaan ilman uutta reskontranhoitajaa, kun nykyinen pian eläköityy.

– Kyllä tästä järjestelystä tulee meille kymmenien tuhansien säästö jo ilman palkkakustannuksia. Lisäksi saatavien kierto nopeutuu – se on selvää. Pitkässä juoksussa säästetään sekä rahaa että resursseja.

Kainuun jätehuollon kuntayhtymä hoitaa Kainuun kunnille sekä Vaalan kunnalle lakisääteisesti kuuluvia jätehuollon palveluja ja viranomaistehtäviä. Toiminta-alueella asuu noin 78 000 ihmistä. Laskutusuudistus jatkaa kuntayhtymän toimintapolitiikkaa, joka korostaa ydintehtäviin ja niiden kehittämiseen keskittymistä. www.ekokymppi.fi 

Lisätietoja:

Ville Räsänen

Group Chief Business Officer (CBO)

Jukka Oikarinen

toimitusjohtaja, Ekokymppi

Marjut Kinnunen

asiakaspalvelupäällikkö, Ekokymppi