Blogi: Etänä tai toimistolla – Ropo tarjoaa monimuotoiset työskentelymahdollisuudet

Behind the scenes -blogissa äänessä ovat Ropon asiantuntijat, jotka avaavat näkemyksiään ajankohtaisista aiheista. Viidennessä blogissa Jenna Kokkonen ja Jenna Sopanen HR-tiimistä kertovat, kuinka poikkeusaika muutti ropolaisten työskentelyn kertaheitolla ja mitä konkreettisia muutoksia uusien työskentelytapojen tueksi tehtiin.

Ropo Capital on laskun elinkaaripalveluiden tarjoamiseen keskittyvä yritys, jossa työskentelee asiantuntijoita erilaisissa tiimeissä ja tehtävissä usealla paikkakunnalla. Koronaviruksesta johtuva poikkeusaika, henkilöstömäärän kasvu ja tiimien erilaiset tarpeet käynnistivät uudistusprojektin, jossa tarkasteltiin sekä toimitilojen toiminnallisia vaatimuksia että kullekin tiimille parhaiten sopivia työskentelytapoja.

Projekti on nyt maalissa ja sen tuotoksista on päästy vähitellen nauttimaan – Kuopion toimipiste on kokenut kasvojenkohotuksen ja ropolaisten työskentelymallit ovat saaneet uusia muotoja.

Työympäristö myös tulevaisuuden tarpeisiin

Alun perin muutostarve syntyi koronapandemiasta ja yleisestä etätyösuosituksesta, jotka pakottivat totuttelemaan uuteen arkeen. Tajusimme, että paluuta vanhaan ei enää tulisi olemaan ja etä- ja hybridityö ovat tulleet jäädäkseen. Samaan aikaan olimme myös tilanteessa, jossa Kuopion työpisteet eivät henkilöstömäärän kasvaessa olisi sellaisenaan enää riittäneet, kun paluu toimistolle olisi taas ajankohtainen. Kuopion toimitilojen sijainti ja alueen palvelut koettiin hyvinä, joten siirtymistä kokonaan uusiin tiloihin ei katsottu tarpeelliseksi.

”Toimitilamuutoksen keskeisenä tavoitteena oli saada avokonttoritila tehokkaampaan ja monimuotoisempaan käyttöön, jotta voimme tarjota henkilöstölle erilaisia työskentely- ja neuvottelutiloja. Lisäksi akustiikkaa haluttiin parantaa ja yleisilmettä päivittää viihtyisämmäksi – työtiloista haluttiin kotoisat, ajattomat ja nuorekkaat.”
Jenna Sopanen

Edellisten muuttojen ja remonttien yhteydessä näihin asioihin ei oltu ehditty Kuopion toimistolla suunnitelmallisesti panostaa, joten nyt oli sopiva hetki kokonaisvaltaiselle uudistukselle.

Projektin suurin haaste oli erilaisten tiimien tarpeiden huomiointi muutoksessa sekä tulevaisuuden tarpeiden määrittäminen. Uudistuksen tavoitteita ja tarpeita kirkastettiin mm. henkilöstökyselyillä, joilla kartoitettiin nykytilannetta ja kokemuksia etätyöstä sekä toiveita tulevaisuuden tarpeista.

Toimintaohjeet työympäristömuutoksen tukena

Toimitilamuutosta lähdettiin työstämään yhteistyökumppanien kanssa yli vuosi sitten. Pieni pintaremontti laajeni alkuperäisestä suunnitelmasta välttämättömän remontin vuoksi ja osa tiloista koki täydellisen remontin.

Toimiston kalusteita uudistettiin, mutta myös vanhoja kalusteita hyödynnettiin ja sijoiteltiin uudelleen niin, että tiloja saatiin ryhmiteltyä ja selkeytettyä entisestään. Toimistolle tuli mobiilipisteitä, jotka palvelevat etä- ja hybridityötä. Muutoksen myötä otettiin myös käyttöön tilanvarausjärjestelmä, josta kukin voi varata itselleen sopivan työpisteen.

Työympäristömuutos oli kaikille ennenkokematon ja vaati uuden opettelua, sopeutumista sekä kärsivällisyyttä – eteen tuli myös paljon kysymyksiä ja uusia tilanteita, joihin meillä ei ollut valmiita vastauksia. Kokonaisvaltaisessa uudistuksessa ei ollut kyse enää pelkästään toimitilamuutoksesta tai remontista, vaan myös uusien työskentelytapojen mallintamisesta ja käyttöönottamisesta.

Huomasimme nopeasti, että tarvitsemme selkeät toimintamallit ja -ohjeet työskentelyn ja muutoksen tueksi. Lanseerasimme kolme eri työskentelymallia: lähityö, etätyö ja hybridityö. Halusimme mahdollistaa etätyön hyödyntämisen myös jatkossa.

Yksilöllinen työntekijäkokemus keskiössä

Viihtyisä ja toimiva työympäristö vahvistaa työntekijäkokemusta ja kannustaa työskentelemään myös toimistolla. Toivomme, että etätyöntekijätkin tulisivat tapaamaan työkavereitaan paikan päälle, sillä yhteisöllisyys ei säily niin vahvasti virtuaalikanavissa. Kaipaamme myös käytävä- ja kahvihuonekeskusteluja, joita kotona ei synny.

”Näen tässä paljon positiivisia asioita. Pystymme tarjoamaan erilaisia työskentelyvaihtoehtoja, mikä tukee ihmisten jaksamista, työhyvinvointia sekä työn ja vapaa-ajan yhdistämistä yksilöllisesti. Etätyö helpottaa monen arkea, harrastamista ja perhe-elämää, eikä työ ole enää paikkakuntasidonnaista. Tämä on nykypäivää ja tämän tyyppistä työtä tulee olemaan tulevaisuudessa enemmän.”
Jenna Kokkonen

Uskomme, että jossain vaiheessa ihmisille tulee kuitenkin tarve päästä kohtamaan muita ihmisiä myös livenä, siksi me emme halua sulkea toimiston ovia lopullisesti ja siirtyä täydelliseen etätyöhön. Yhteisöllisyys ja vahva yhteishenki ovat aina olleet vahvuuksiamme, joita haluamme vaalia myös jatkossa. Meillä on toimiston ovet auki työntekijöillemme, kun haluavat tulla toimistolle.

Onnistunut työympäristömuutos oli pitkäjänteinen projekti, johon osallistui ropolaisten lisäksi myös lukuisa määrä yhteistyökumppaneita: kalustetoimittaja ja -suunnittelija, verhotoimittaja ja tietysti myös kiinteistönomistaja Novapolis. Kiitos kaikille mukana olleille – tästä on hyvä jatkaa!

Jenna Kokkonen
HR-päällikkö, Ropo Capital (kuva: oik.)

Jenna Sopanen
Muutosprojektin vetäjä, Hallintoassistentti, Ropo Capital