Kirjaudu sisään
Kirjaudu sisäänLaskutusprosessit ovat jokaisen yrityksen talouden selkäranka. Silti monet organisaatiot nojaavat edelleen manuaalisiin, pirstaleisiin työnkulkuihin, jotka lisäävät kustannuksia, hidastavat kassavirtaa ja heikentävät tehokkuutta. Kun yritykset kasvavat ja hakevat kilpailuetua, kysymys ei ole enää siitä, pitäisikö laskutusprosesseja automatisoida – vaan siitä, mitkä osat automatisoinnissa tuottavat eniten arvoa.
Ropolla olemme toteuttaneet automaatioratkaisuja tuhansissa laskutusprojekteissa ja auttaneet pohjoismaisia yrityksiä uudistamaan taloushallintonsa täysin. Jotta ymmärtäisimme, mitkä automaatiomahdollisuudet tuottavat suurimman hyödyn, keskustelimme Ropo Groupin käyttöönottoprojektien tiiminvetäjä Jyri Leinosen kanssa. Hänellä on laaja kokemus onnistuneista automaatioprojekteista ja hän johtaa tiimiä, joka vastaa näistä muutoksista.
”Meidän ydintehtävämme on yksinkertainen. Hoidamme monimutkaiset automaatiomäärittelyt, jotta asiakkaidemme ei tarvitse. Rakennamme alusta alkaen prosessit, jotka varmistavat, että automaatio tuottaa mitattavia tuloksia”, Leinonen kuvailee.
Käyttöönottotiimi siirtää laskutus- ja myyntireskontraprosessit Ropo One™ -alustalle ja varmistaa, että automaatioaste nousee järjestelmällisesti. Keskeiset mittarit, kuten DSO, automaatioaste ja maksumuistutusten ajantasaisuus, alkavat parantua heti tuotannon ensimmäisestä päivästä lähtien. Tämän kokemuksen pohjalta olemme tunnistaneet kriittiset automaatiokohteet, jotka poistavat taloudellisia kitkoja ja tuottavat mitattavia tuloksia – luoden sujuvampia liiketoimintavirtoja.
Head of Implementations, Ropo Group
Aloitus: Automaattinen tietojen validointi luo perustan
Kaiken laskutusautomaation kriittisin lähtökohta on tietojen validointi ja käsittely. Kun laskutiedot saapuvat järjestelmään, niiden on oltava täydellisiä ja oikein, jotta seuraavat vaiheet onnistuvat.
”Emme koskaan halua käsitellä asiakkaidemme laskutietoja manuaalisesti. Automaattinen käsittely varmistaa, että tiedot ovat palvelun kannalta oikeat ja riittävät seuraavia vaiheita varten”, Leinonen painottaa.
Kun tämä perusta on kunnossa, vältetään manuaalisen työn ketjureaktiot myöhemmin prosessissa. Puutteelliset tai virheelliset tiedot aiheuttavat merkittäviä haasteita koko laskutusketjussa. Vahva tietojen validointi alussa poistaa nämä ongelmat ja luo pohjan saumattomalle automaatiolle – sekä varmistaa yhtenäisen asiakaskokemuksen heti ensimmäisestä päivästä.
Neljä automaatiokohdetta, joilla on välitön vaikutus
Mihin automaatio kannattaa kohdistaa ensimmäisenä? Aloita näistä neljästä osa-alueesta, jotka muuttavat laskutuksen reaktiivisesta proaktiiviseksi:
- Laskujen muodostus ja toimitus. Automaattinen laskujen luonti ja jakelu poistavat manuaaliset virheet ja varmistavat, että laskut toimitetaan oikeille vastaanottajille heidän suosimissaan kanavissa.
”Ropo One™ ohjaa laskut useiden kanavien kautta kymmenissä maissa, mukautuen automaattisesti paikallisiin vaatimuksiin,” Leinonen kertoo. - Maksujen seuranta ja täsmäytys. Automaattinen maksujen seuranta ja täsmäytys vähentävät merkittävästi manuaalista työtä ja tarjoavat reaaliaikaisen näkyvyyden maksutilanteeseen.
”On suuri etu, että taloustiimit saavat seuraavana aamuna ajantasaiset tiedot edellisen päivän tapahtumista. Tämä nopeuttaa kuukauden lopun raportointia ja kirjanpidon sulkemista,” Leinonen huomauttaa. - Maksumuistutukset ja perintä. Järjestelmällinen automaatio varmistaa ajantasaisen ja johdonmukaisen seurannan ilman manuaalista työtä.
”Räätälöidyt maksuviiveprosessit tukevat kassavirtaa ja varmistavat laadukkaan asiakaskokemuksen,” Leinonen lisää. - Reaaliaikainen raportointi ja analytiikka. Automaattinen raportointi tarjoaa välittömän näkyvyyden keskeisiin tunnuslukuihin ja tukee datalähtöistä päätöksentekoa.
”Sisäänrakennettu raportointi ja tiedonsaanti ovat menestyvien yritysten kulmakiviä,” Leinonen painottaa.
Standardointi ilman jäykkyyttä
Automaation arvo ei rajoitu tehokkuuteen – se tuo myös ennustettavuutta ja yhdenmukaisuutta. Kun prosessit ovat automatisoituja, ne toimivat samalla tavalla joka kerta. Tämä luo luotettavan kokemuksen sekä sisäisille tiimeille että loppuasiakkaille.
”Kun prosessit on automatisoitu, ne toimivat johdonmukaisesti joka kerta – laatu ei vaihtele eikä päätöksiä tehdä sattumanvaraisesti,” Leinonen selittää.
”Tämä luo ennustettavia ja korkealaatuisia kokemuksia sekä asiakkaillemme että heidän loppuasiakkailleen. Johdonmukaiset automaatioprosessit varmistavat, että loppuasiakkaat saavat luotettavaa palvelua koko laskutus- ja maksuprosessin ajan.”
Käyttöönottotiimi rakentaa tämän johdonmukaisuuden systemaattisilla projektimalleilla, jotka kestävät keskimäärin 3–5 kuukautta – alkaen datan validoinnista ja teknisestä toteutuksesta aina testaukseen ja käyttöönottoon.
”Tavoitteena on, että heti käyttöönoton jälkeen mahdollisimman moni prosessi toimii automaattisesti ilman manuaalista työtä,” Leinonen kertoo.
Standardointi mullistaa toimintaprosessit mahdollistamalla tehokkaamman resurssien suunnittelun, tarjoamalla yhtenäisen asiakaskokemuksen koko laskutuksen elinkaaren ajan ja tuottamalla reaaliaikaista dataa, joka parantaa talouden hallintaa ja strategista päätöksentekoa.
Standardointi ei kuitenkaan tarkoita joustavuuden menetystä. Edistyneet automaatiojärjestelmät mahdollistavat räätälöidyt toimintatavat eri asiakassuhteiden tarpeisiin, jolloin arvokkaat kumppanuudet saavat ansaitsemaansa huomiota – samalla kun koko asiakaskunnan prosessit pysyvät tehokkaina.
“Segmentointi voidaan toteuttaa niin, että tärkeät asiakkaat saavat erilaista kohtelua kuin kertaluonteiset ostajat,” kertoo Leinonen. “Esimerkiksi jos merkittävä asiakas maksaa myöhässä, voimme ilmoittaa asiakasvastaaville sen sijaan, että perintäprosessi käynnistyisi automaattisesti.”
Toimialakohtainen asiantuntemus tekee eron
Joustavuus ulottuu yksittäisistä asiakassuhteista kokonaisiin toimialoihin. Eri toimialat edellyttävät räätälöityä automaatiota, joka huomioi alan omat säännökset ja käytännöt.
“Yleisesti ottaen jokaisella toimialalla on omat vakiintuneet ja säädellyt tapansa hoitaa maksunvalvontaa,” Leinonen selventää. “Huolehdimme siitä, että noudatamme alan parhaita käytäntöjä ja varmistamme prosessien olevan hyvän perintätavan mukaisia – näin asiakkaamme voivat ylläpitää hyviä asiakassuhteita ja saavuttaa silti tehokkaita tuloksia.”
Esimerkiksi energiayhtiöt sisällyttävät usein sähkön tai veden katkaisuprosessit jatkuvien palveluiden maksunvalvontaan, mutta käsittelevät kertaluonteiset maksut erikseen. Mediayhtiöt puolestaan keskeyttävät tilauksia, jos laskuja ei makseta.
Tällainen toimialakohtainen osaaminen on kilpailuetu – se tarkoittaa, että automaatio mukautetaan alan sääntöihin ja parhaisiin käytäntöihin hyödyntäen Ropon syvää ymmärrystä siitä, mikä toimii eri toimialoilla parhaiten.
Parhaat käytännöt käyttöönottoon – katse eteenpäin, ei taakse
Automaatiohankkeen onnistumisen ratkaisee usein organisaation asenne muutokseen. Yritykset, jotka keskittyvät vain nykyisten prosessien toistamiseen, menettävät usein mahdollisuuden merkittäviin tehokkuus- ja tuottavuusparannuksiin.
“Tyypillinen virhe on yrittää automatisoida nykyinen prosessi sellaisenaan,” Leinonen huomauttaa. “Sen sijaan pitäisi kysyä: miten tämän voisi tehdä paremmin? Yritykset, jotka haluavat vain kopion entisestä, jäävät usein paitsi suurimmista kehitysmahdollisuuksista.”
Tämä eteenpäin katsova ajattelutapa on luonteva osa Ropon yhteistyöhön perustuvaa käyttöönottomallia.
“Kun toteutamme näin laajaa prosessimuutosta, teemme tiivistä yhteistyötä asiakkaidemme kanssa ymmärtääksemme heidän omat prosessinsa ja tavoitteensa. Emme keskity siihen, miten asiat on ennen tehty – keskitymme siihen, miten ne voisi tehdä paremmin jatkossa,” Leinonen kertoo.
“Yhteistyössä asiakkaan kanssa voimme suunnitella prosessit, jotka palvelevat täydellisesti juuri heidän liiketoimintatavoitteitaan.”
Onnistuneimmat automaatiohankkeet alkavat halutun lopputuloksen ymmärtämisestä – ei nykyisten työnkulkujen kopioimisesta. Näin organisaatio pystyy hyödyntämään automaation täyden potentiaalin sen sijaan, että vain digitalisoisi tehottomia manuaalisia prosesseja.
Kasvua kestävästi
Vaikka nykyisten prosessien laadun ja tehokkuuden parantaminen on usein laskutusautomaation ensisijainen tavoite, resurssien optimointi tuo yhtä merkittäviä hyötyjä.
Hyvin suunniteltu automaatio mahdollistaa kasvavien laskutusvolyymien hallinnan ilman, että henkilöstöä tarvitsee lisätä. Tiimit voivat keskittyä korkeamman lisäarvon tehtäviin sen sijaan, että aikaa kuluisi toistuviin rutiineihin – mikä antaa liiketoiminnalle mahdollisuuden kasvaa ilman hallinnollisen työn lisääntymistä.
“Resurssien suunnittelu helpottuu huomattavasti, kun käytössä on toistettavat ja standardoidut automaattiset prosessit,” Leinonen toteaa. Systemaattinen toimintamalli mahdollistaa skaalautuvuuden, mikä on erityisen arvokasta yrityksen kasvaessa uusille markkinoille tai asiakassegmenteille.
Hyvin suunnitellut automaatiojärjestelmät on rakennettu mukautumaan. Ne taipuvat uusiin vaatimuksiin ja markkina-alueisiin ilman massiivisia IT-projekteja – samalla toimintavarmuus ja yhdenmukaisuus säilyvät.
Yrityksille, jotka ovat valmiita uudistamaan laskutusprosessejaan, mahdollisuudet ulottuvat paljon kustannussäästöjä pidemmälle. Automatisoidut laskutusprosessit tukevat parempaa maksuvalmiuden hallintaa, sujuvampaa asiakaskokemusta ja toimintavarmuutta, joka auttaa menestymään muuttuvilla markkinoilla.
Kyse ei ole siitä, tuottaako laskutusautomaatio arvoa – vaan siitä, onko organisaatiosi valmis hyödyntämään sen ja rakentamaan sujuvammin toimivan tulevaisuuden.
Valmiina uudistamaan laskutusprosessisi?
Ropo One™ tarjoaa täyden automaation koko laskun elinkaareen – laskun luomisesta ja toimituksesta maksujen seurantaan ja perintäprosesseihin. Laaja-alainen alustamme tuo kaikki tässä artikkelissa kuvatut hyödyt: paremman kassavirran, vähemmän manuaalista työtä, standardoidut prosessit ja täyden näkyvyyden laskutustoimintoihin.
Asiantuntijamme suunnittelevat kanssasi juuri sinun toimialasi ja tarpeidesi mukaisen ratkaisun. Tuhannet pohjoismaiset yritykset luottavat jo Ropoon laskutusautomaationsa kumppanina.
Ota yhteyttä myyntitiimiimme, niin kerromme lisää, miten Ropo One™ voi poistaa taloushallinnon kitkaa ja luoda liiketoimintaan paremman flown.
Lue lisää:
Ajankohtaista
Mitkä osat laskutusprosessista kannattaa automatisoida – ja miksi?
Lue lisää
Ajankohtaista
Laskutuksen kaaoksesta kassavirran hallintaan: Ropon lähestymistapa
Lue lisää
Näkökulmia & trendejä
CFO-näkökulma: Pirjo Kivari, Oulun Energia
Lue lisää
Tiedote
Maksut perille turvallisemmin – jatkossa pankki tarkistaa maksunsaajan nimen
Lue lisääPysy ajan tasalla talousjohtamisen ajankohtaisista aiheista
Tilaa Ropon CFO Insights & Trends -uutiskirje
Saat ajankohtaista tietoa talousjohtamisesta, kassavirran optimoinnista ja laskutuksesta sekä uusia näkökulmia ja vinkkejä. Pääset myös syventymään erilaisiin KPI-mittareihin ja case-esimerkkeihin. Uutiskirjeemme ilmestyy noin kuusi kertaa vuodessa, ja voit peruuttaa tilauksesi milloin tahansa.
