Lääkärikeskus Aava

Lääkärikeskus Aavan iso prosessiuudistus toi työterveyshuollon asiakkaiden käyttöön uuden palvelun ja virtaviivaisti taloushallinnon kokonaisuuden laskutuksesta maksujen kohdistamiseen, maksuvalvontaan ja perintään. Samalla henkilöstön työaikaa vapautui rutiinitehtävistä asiantuntijatyöhön. Uudistus toteutettiin yhdessä Ropo Capitalin kanssa.

Kun Lääkärikeskus Aava lähti etsimään kumppania työterveyshuollon laskutusprosessiensa uudistamiseen, perintä oli ulkoistettu, mutta talousosasto vastasi reskontrasta ja printtasi paperilaskut edelleen itse. Nyt prosessi on yhtenäistetty ja automatisoitu laskujen lähetyksestä reskontran hoitoon ja perintään asti, ja asiakas saa laskunsa liitteineen kätevästi ja tietoturvallisesti eAava-palveluun.

– Tämä ei ollut ihan perinteinen laskutusprosessin uudistushanke vaan halusimme muuttaa toimintamalliamme merkittävästi. Ropon kanssa uudistimme laskutuksen kokonaisuutta ja samalla myös kaikki asiakkaalle näkyvät prosessit, kuvailee Aavan henkilöstö- ja talousjohtaja Virpi Hentunen.

– Kumppanin valinnassa kotimaisuus oli positiivinen asia, mutta erityisesti Ropon palveluasenne ja tarjottu kokonaispaketti vakuutti. Mikään meidän toiveista ei vaikuttanut ongelmalta vaan fokus oli sopivien ratkaisujen löytämisessä, Hentunen jatkaa.

Aava-konserni on kasvanut kovaa vauhtia. Vuonna 2017 Aavan liikevaihto on reilut 44 miljoonaa euroa – nyt tavoitteena on liikevaihdon tuplaaminen vuoteen 2025 mennessä. Laskuja lähtee tällä hetkellä yli 4 000 kuukaudessa. Liiketoiminnan kasvaessa myös laskutusvolyymi kasvaa.

– Kasvun myötä työn määrä on lisääntynyt ja talousosastolle on tullut uusia tehtäviä, joita emme olisi saaneet hoidettua samalla henkilömäärällä ilman tätä uudistusta. Tällainen säästö on parasta; ei leikkauksia organisaatioon, mutta laskutuksen rutiinien automatisointi mahdollistaa henkilöstöresurssien mielekkäämmän kohdistamisen, Hentunen kertoo.

Laskutuksen uudistus kasvun tukena

Ropo tarjoaa Aavalle koko laskun elinkaaripalvelun, joka nivoo laskutuksen ja Aavan oman eAava-palvelun yhteen. Uudistus parantaa mm. arkistointia ja tietoturvaa, kun Aavan asiakkaiden laskut ja henkilökohtaisia terveystietoja sisältävät laskun liitteet löytyvät eAava-palvelusta.

– Terveystietoja sisältävien aineistojen kanssa pitää olla todella tarkka. Aiemmin lähetimme laskuja ja laskun liitteitä kirjepostina ja sähköpostitse, nyt kaikki arkistoituu asiakasyrityksen eAavaan – se on meille todella iso juttu. Tällaista ratkaisua meidän ei olisi ollut mahdollista toteuttaa ilman hyvää kumppania, Hentunen hehkuttaa.

Aavassa nähdään, että aika oli otollinen isolle uudistukselle. Sähköinen asiointi on kasvava trendi ja myös laskutuksen tulee kehittyä asiakaslähtöisempään suuntaan.

– Henkilöstö ja asiakkaat ovat ottaneet uudistuksen todella hyvin vastaan. Ropon laskuarkisto on paljon toimivampi kuin meidän oma myyntireskontramme oli ja henkilöstöltä on tullut siitä paljon positiivista palautetta. Asiakkaatkin ovat tottuneet käyttämään sähköisiä palveluja, joten aika oli sopiva laajemman eAavan lanseeraamiselle, jatkaa Hentunen.

Ropo Capital on vastannut Aavan laskun elinkaaren hallinnasta tammikuusta 2017 lähtien. Uudistus on tuonut laskutukseen toivottua apua, joka osaltaan mahdollistaa lääkärikeskuksen kasvun myös tulevaisuudessa.

– Olemme olleet tyytyväisiä Ropon palveluihin. Meidän tarpeet on huomioitu todella hyvin; saimme sellaisen kokonaisratkaisun kuin halusimme ja käyttöönottokin sujui nopeasti ja aikataulussa. Ropon toiminnassa on samanlaista ketteryyttä ja joustoa, mitä me haluamme tarjota omille asiakkaillemme, Hentunen kiittää.

Aava

Lääkärikeskus Aava on edistänyt terveyttä ja hyvinvointia jo vuodesta 1964. Suomalaisen perheyrityksen perustivat Eila Aho, Matti Aro, Eero Vaheri ja Juhani Aho, joiden sukunimien alkukirjaimista yhtiön vuonna 2012 käyttöön otettu nimi Aava muodostuu. Aavassa toimii yli 1 000 ammattilaista, 12 toimipisteessä, 9 paikkakunnalla. www.aava.fi

Lisätietoja:

Mikko Uotinen

Myyntijohtaja

Virpi Hentunen

Lääkärikeskus Aava, henkilöstö- ja talousjohtaja