How to Improve Cash Flow by Making Payments Easier

Laskutus nähdään usein kaupankäynnin viimeisenä vaiheena – pelkkänä muodollisuutena, kun varsinainen työ on jo tehty. Todellisuudessa sillä, miten laskutat, on kuitenkin suora vaikutus siihen, milloin lasku maksetaan tai maksetaanko sitä lainkaan. Mitä helpompaa maksaminen on asiakkaalle, sitä todennäköisemmin lasku maksetaan ajallaan – ja mitä sujuvampi kokemus on, sitä vahvemmaksi asiakassuhde kehittyy.

Tämä kuulostaa yksinkertaiselta. Silti monet yritykset lähettävät laskuja, jotka aiheuttavat ylimääräistä vaivaa: paperilaskuja, jotka vaativat maksutietojen huolellista manuaalista syöttämistä tai sähköposteja pdf-liitteillä ja pitkillä viitenumeroilla. Lisäksi laskun maksamiseen tarvittavat tiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä, joita asiakkaan täytyy itse käydä etsimässä. Jokainen ylimääräinen vaihe lisää riskiä sille, että maksu viivästyy tai unohtuu – ei tarkoituksella, vaan siksi, että arki tulee väliin ja vie huomion muualle.

Hyvä uutinen on, että nämä hidasteet ovat usein poistettavissa. Me Ropolla keskitymme juuri tähän: autamme yrityksiä tekemään maksamisesta mahdollisimman sujuvaa. Tuhansien laskutusprosessien pohjalta tiedämme, että suurimmat hyödyt syntyvät pienillä ja tarkkaan kohdennetuilla parannuksilla. Tästä kannattaa aloittaa.

Tee paperilaskusta vaikuttava

Paperilaskut ovat edelleen arkea monille yrityksille ja asiakasryhmille. Jos paperi on yksi laskutuskanavistasi, sen kannattaa olla suunniteltu niin, että maksaminen on mahdollisimman helppoa.

Hyvin jäsennelty paperilasku sisältää kaikki tarvittavat maksutiedot selkeästi ja helposti luettavassa muodossa – ilman epäselvyyttä eräpäivästä, summasta tai maksuviitteestä. Suurimmat hyödyt syntyvät kuitenkin käytännön parannuksista: viivakoodi, jonka avulla laskun voi maksaa suoraan verkkopankissa ilman viitenumeron tai tilitietojen näppäilyä, sekä QR-koodi, joka vie suoraan esitäytettyyn maksunäkymään – maksu hoituu sekunneissa ilman, että mitään tietoja tarvitsee syöttää.

Kun lasku myös näyttää yrityksesi brändin mukaiselta – värit, logo, typografia ja tarvittaessa ohjaavat bannerit – se vahvistaa luottamusta jokaisessa asiakaskohtaamisessa.

Hyvin suunniteltu paperilasku tekee maksamisesta asiakkaalle vaivatonta ja kertoo, että kiinnität huomiota jokaiseen kohtaamispisteeseen. Näiden yksityiskohtien hiominen on yhtä lailla asiakaskokemuksen kehittämistä kuin maksujen saamista ajallaan.

Tekeekö paperilaskusi tarpeeksi töitä? Tarkista, että:

Eräpäivä ja viitenumero ovat selkeästi näkyvissä
Laskun erittelytiedot ovat yksiselitteiset
Viivakoodi mahdollistaa suoran maksun verkkopankissa
QR-koodi vie suoraan esitäytettyyn maksunäkymään
Brändisi näkyy laskussa – logo, värit ja ilme
Yhteystietosi ovat helposti löydettävissä

Hyödynnä sähköpostilaskut paremmin

Joillain toimialoilla sähköposti on yhä yksi yleisimmistä laskutuskanavista – mutta maksukokemus jää helposti toissijaiseksi. Pelkkä PDF-liite ja oletus siitä, että asiakas hoitaa loput itse, on menetetty mahdollisuus.

Sähköpostilasku, joka sisältää suoran maksulinkin, poistaa vaiheet, jotka yleensä hidastavat maksua. Asiakas klikkaa linkkiä, näkee laskun ja maksaa – ilman erillistä kirjautumista, viitenumeroiden kopiointia tai siirtymistä sovellusten välillä.

Sujuva maksupolku hyödyttää molempia osapuolia. Asiakkaalle se on yksinkertaisesti helpompaa. Tiimillesi se vähentää yhteydenottoja ja manuaalisia korjauksia, joita kertyy, kun jotain menee pieleen – viitenumeron kirjoitusvirhe, maksu väärään tiliin tai eräpäivän unohtuminen, koska PDF päätyi roskapostiin.

Viedään tämä askeleen pidemmälle: Sen sijaan, että liittäisit laskun staattisena PDF-tiedostona, se voidaan toimittaa dynaamisena ilmoituksena – kuten me teemme MyRopo-laskun kanssa. Tiedoston sijaan asiakas saa ilmoituksen, joka vie suoraan ajantasaiselle, interaktiiviselle laskunäkymälle.

Laskun tiedot ovat aina ajan tasalla, maksaminen onnistuu heti, eikä mitään tarvitse ladata tai avata erikseen. Asiakkaalle kokemus on selkeämpi ja vaivattomampi. Sinulle tämä tarkoittaa vähemmän kyselyjä vanhentuneista liitteistä tai puuttuvista maksutiedoista.

Tuo laskut ja maksut omaan asiakasportaaliisi

Yrityksille, joilla on jo oma asiakasportaali tai -sovellus, on tarjolla vielä tehokkaampi vaihtoehto: sisällyttää lasku- ja maksutoiminnot suoraan tähän ympäristöön.

Tällä lähestymistavalla on kaksi merkitystä. Ensinnäkin asiakas pysyy tutussa kontekstissa – oma brändisi, käyttöliittymäsi ja palvelumallisi pysyvät mukana. Asiakkaan ei tarvitse siirtyä erilliselle alustalle hoitamaan laskuaan. Toiseksi, sen sijaan että laskut hallittaisiin yhdessä järjestelmässä ja tilaus- tai sopimustiedot toisessa, kaikki toimii yhtenä kokonaisuutena.

Kun asiakkaat voivat tarkastella kaikkia avoimia laskujaan, maksaa ne, tehdä maksujärjestelyjä ja ottaa yhteyttä asiakaspalveluun yhdestä paikasta – ja tehdä sen mihin aikaan tahansa – maksuviiveiden riski pienenee. Tämä vähentää tilanteita, joissa laskut jäävät maksamatta epäselvyyden, tiedon puutteen tai tilapäisten maksuhäiriöiden vuoksi, eikä siksi, että asiakas haluaisi jättää maksamatta.

Ropolla autamme asiakkaitamme rakentamaan juuri tällaisia ratkaisuja. Ropo One® tukee sekä kevyitä integraatioita – kuten suoran maksulinkin lisäämistä laskuihin – että laajempia ratkaisuja, joissa MyRopo, koko maksutukivalikoimineen, upotetaan asiakkaan omaan portaaliin ja brändätään täysin heidän ilmeensä mukaisesti. Jokainen integraatiotaso parantaa asiakaskokemusta: nopeista yhden klikkauksen maksuista täyteen itsepalveluympäristöön, jossa asiakkaat voivat hallita maksusuunnitelmia, pyytää eräpäivän siirtoa ja ottaa yhteyttä asiakaspalveluun – kaikki yhdestä paikasta.

Kun laskusta maksamiseen -prosessi sujuu saumattomasti, asiakkaasi voivat:

Tarkastella kaikkia avoimia laskuja yhdestä paikasta
Maksaa välittömästi tai sopia maksusuunnitelman
Pyytää eräpäivän siirtoa tarvittaessa
Ota yhteyttä asiakaspalveluun mihin aikaan tahansa

Lue lisää MyRopo-laskusta

Terveen kassavirran moottori

Laskutusprosessi itsessään on suhteellisen yksinkertainen, mutta siinä on monta liikkuvaa osaa: erilaisia asiakassegmenttejä, eri laskutuskanavia ja erilaisia maksukäyttäytymisiä. Ne yritykset, jotka hallitsevat kassavirtaansa tehokkaimmin, eivät välttämättä ole niitä, jotka seuraavat maksuja kaikkein tiukimmin. Ne ovat yrityksiä, jotka ovat tehneet maksamisesta aidosti helppoa alusta alkaen.

Pullonkaulojen poistaminen laskutus- ja maksuprosessista on yksi suorimmista keinoista parantaa maksujen kotiuttamista. Se ei vaadi liiketoimintasi perusteellista uudelleensuunnittelua – usein kyse on pienistä, tarkkaan kohdennetuista parannuksista siihen, miten lasku saavuttaa asiakkaan ja mitä sen jälkeen tapahtuu. Parhaat tulokset syntyvät, kun parannukset ovat osa kokonaisvaltaista ajattelutapaa: jokainen asiakaskohtaaminen laskusta maksamiseen tarkastellaan uudelleen asiakaskokemusta ja kassavirtaa silmällä pitäen.

Ropolla teemme juuri tätä – autamme yrityksiä tunnistamaan pullonkaulat ja poistamaan ne, yksi laskutusprosessi kerrallaan.

Ropo on pohjoismainen markkinajohtaja ja edelläkävijä laskutusteknologiassa. Yhtenäistämme ja virtaviivaistamme kaikki laskutusprosessit alusta loppuun tarjoten saumattomat prosessit, paremman asiakaskokemuksen sekä täyden näkyvyyden talouden hallintaan. Palvelumme keskiössä on omaan teknologiaan perustuva alusta ja ainutlaatuinen palvelu, johon luottaa yli 10 000 yritystä Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa. Lue lisää: ropo.fi

Valmis tehostamaan laskutusprosessiasi ja parantamaan näkymää talouteen?

Ota yhteyttä Ropon tiimiin, niin autamme sinua tunnistamaan laskutuskanaviesi kehityskohteet ja suunnittelemaan optimaalisen ratkaisun – asiakkaillesi, prosesseillesi ja liiketoimintasi kasvulle.

Lue lisää Roposta

Ota yhteyttä