Prosessiparannuksilla 3 päivää nopeampi DSO

Myyntisaamisten kiertoaika (DSO) kuvaa yrityksen taloudellista sykettä. DSO:n lyheneminen jo kolmella päivällä vaikuttaa koko liiketoimintaan: rahoituskustannukset pienenevät, maksuvalmius paranee ja kassavirta vahvistuu. Yritykselle, jonka vuosiliikevaihto on 50 miljoonaa euroa, tämä tarkoittaa noin 53 000 euron vuotuista säästöä rahoituskuluissa – rahaa, joka voidaan ohjata kasvun tueksi sen sijaan, että se odottaisi saatavissa. *

Laskelma perustuu 13 %:n keskimääräiseen pääoman kustannukseen (WACC).

Pelkkä toive siitä, että asiakkaat maksaisivat nopeammin, ei riitä DSO:n lyhentämiseen. Se edellyttää järjestelmällistä prosessien optimointia, joka pureutuu kaikkiin kassankierron pullonkauloihin. Ropo One™ -alusta tarjoaa vahvan pohjan tälle työlle. Sen avulla yritys voi tehostaa koko laskutusprosessinsa – monikanavaisesta laskujen välityksestä myyntireskontran hallintaan sekä muistutus- ja perintätoimiin – kaikki yhdessä järjestelmässä.

Kaksi pohjoismaista yritystä – A-Katsastus Group ja Oomi – kertovat, miten tämä toimii käytännössä. Molemmat ovat saavuttaneet merkittäviä parannuksia DSO:ssa tekemällä kohdennettuja prosessiparannuksia Ropo One™ -alustalla. Yritysten lähestymistavat tuovat kuitenkin esiin erilaisia tapoja, joilla kassavirtaa voidaan vauhdittaa.

Miten A-Katsastus sujuvoitti B2B-laskutustaan

A-Katsastus Group on Suomen johtava ajoneuvojen katsastus- ja rekisteröintipalvelujen tarjoaja, jolla on merkittävä määrä laskulla maksavia B2B-asiakkaita. Ennen yhteistyötä Ropon kanssa yritys vastasi itse laskujen välittämisestä, myyntireskontrasta ja maksuvalvonnasta. Lisäksi käytössä oli ulkopuolinen kumppani, joka huolehti ainoastaan perinnästä.

Myöhästyneiden maksujen käsittely ei ollut sujuvaa. B2B-laskutus jakautui useisiin eri vaiheisiin, ja jokaisessa niistä tarvittiin runsaasti manuaalista työtä. Selkeä ja johdonmukainen tapa muistuttaa asiakkaita erääntyneistä saatavista puuttui, mikä teki seurannasta puutteellista. Kokonaisuus oli pirstaleinen, mikä aiheutti viiveitä ja vaikeutti avoimien saatavien hahmottamista. Tämä heijastui lopulta kassavirtaan ja heikensi ennustettavuutta.

“Aiempi toimintamalli oli taloushallintoamme kuormittava”, kertoo A-Katsastuksen Financial Manager Sanna Virkajärvi. Prosessin pirstaleisuus tarkoitti manuaalista työtä jokaisessa vaiheessa: maksujen kohdistamista, epäselvien maksujen käsittelyä sekä asiakkaiden yhteydenottoja laskujen tilasta.

Toimintamalli ei myöskään skaalautunut A-Katsastuksen toiminnan laajuuteen ja laskutusvolyymeihin.

Muutos alkoi koko laskutusprosessin yhtenäistämisestä. Nykyinen laskutusjärjestelmä integroitiin saumattomasti Ropo One™ -palveluun, jolloin kaikki laskutukseen liittyvät toiminnot – laskujen välitys, myyntireskontran hallinta, saatavien hallinta ja raportointi – koottiin Ropon kokonaisvaltaiseen laskun elinkaaripalveluun.

“Meillä on nyt selkeä ja tehokas prosessi, jossa laskut etenevät automaattisesti vaiheesta toiseen ennalta määriteltyjen sääntöjen ja ehtojen perusteella,” Virkajärvi jatkaa.

Automaatio toi välittömiä parannuksia useisiin prosessin osiin. Maksujen kohdistus, joka aiemmin vaati manuaalista työtä, tapahtuu nyt automaattisesti. Epäselvät suoritukset – jotka ennen veivät merkittävästi aikaa ja resursseja – käsitellään nykyään Ropolla. Myös maksamiseen liittyvä asiakaspalvelu siirtyi Ropon asiantuntijatiimeille, mikä vapautti sisäisiä resursseja strategisempiin tehtäviin.

Merkittävintä oli kuitenkin se, että Ropo One™ mahdollisti koko viivästyneiden maksujen prosessin automatisoinnin ennalta määriteltyjen ehtojen perusteella. Myyntireskontra, maksumuistutukset ja saatavien seuranta toimivat nyt järjestelmällisesti ilman manuaalista käsittelyä.

Muutos vaikutti myös asiakkaiden maksukäyttäytymiseen. Automatisoitu muistutusprosessi nopeutti maksamista niissä tapauksissa, joissa eräpäivä oli yksinkertaisesti unohtunut, ja teki selväksi seuraukset asiakkaille, joilla oli tapana maksaa myöhässä. Maksuviiveet vähenivät, kun asiakkaat oppivat nopeasti, että ajallaan maksamista odotettiin ja siihen kannustettiin johdonmukaisesti.

Lue, miten Ropon laskun elinkaaripalvelu sujuvoitti A-Katsastuksen taloushallintoa

Oomi hyödyntää reaaliaikaista dataa täyden näkyvyyden saavuttamiseksi

Suomalainen energiayhtiö Oomi lähestyy kassavirran optimointia toisesta näkökulmasta. Yritys palvelee yli 500 000 asiakasta, joten sen mittakaava edellyttää kehittyneitä työkaluja maksujen, luottoriskien ja prosessien tehokkaaseen hallintaan.

Haasteena ei ollut prosessin pirstaleisuus – vaan se, ettei saataviin ollut reaaliaikaista näkyvyyttä.

”Meidän täytyi ymmärtää pääoman käyttäytymistä reaaliaikaisesti”, kertoo Oomin Head of Invoicing and Credit Management Sanna Kilpeläinen.

”Raportit menneistä tapahtumista eivät paljastaneet varoitusmerkkejä maksuviiveistä eivätkä sitä, mitkä asiakassegmentit tarvitsivat tarkempaa seurantaa. Kun asiat nousivat esiin vasta kuukausikatsauksissa, arvokkaita päiviä oli jo menetetty”, hän jatkaa.

Oomin ratkaisu perustui Ropo OneView Pron älykkääseen analytiikkaan. Alustan liikennevalojärjestelmä – vihreä = ajallaan maksavat asiakkaat, keltainen = satunnaisia viiveitä, punainen = jatkuvia ongelmia – muutti maksujen seurannan reaktiivisesta ennakoivaksi.

“Näemme nyt heti, missä ongelmat kehittyvät, ja voimme priorisoida toimenpiteet sen mukaan”, Kilpeläinen lisää.

Reaaliaikainen näkyvyys maksuihin kehittyneiden pankki-integraatioiden avulla poisti yhden merkittävän ongelmakohdan. Parantunut maksujen seuranta nopeutti suoritusten kirjautumista päivistä tunteihin, mikä pienensi huomattavasti maksuprosessiin tarvittavaa pääomapuskuria.

Ropon kattavan toimialadatan mukaan sähköiset B2C-laskut maksetaan keskimäärin 5,1 päivää nopeammin ja B2B-laskut 0,4 päivää nopeammin – ero kertautuu merkittävästi, kun laskuja lähetetään kuukausittain satoja tuhansia.

Laskutussyklin kasvattaminen oli toinen keskeinen optimointitoimenpide. Kun Oomi lähetti laskuja aiempaa useammin, kassavirran ennustettavuus parani ja suurten erääntyneiden saldojen riski pieneni, mikä varmisti sujuvammat talousprosessit ja paremman asiakaskokemuksen.

Lue, miten Oomi vahvistaa taloudenhallintaansa reaaliaikaisen datan avulla

Prosessiparannukset vahvistavat toisiaan

Molemmat yritykset huomasivat, että yksittäiset parannukset vahvistavat toistensa vaikutusta. Virtaviivaistamalla prosessejaan A‑Katsastus poisti manuaalista työtä ja vahvisti talouden hallintaa viivästyneiden maksujen järjestelmällisellä seurannalla.

Oomilla reaaliaikainen data puolestaan paransi näkyvyyttä ja mahdollisti asiakassegmenttikohtaiset strategiat, jotka optimoivat maksuehtoja ja lisäsivät kassavirran ennustettavuutta – vähentäen samalla viiveiden riskiä.

”Todellinen hyöty syntyy siitä, miten nämä parannukset vahvistavat toistensa vaikutusta”, sanoo Ropon Key Account Manager Ella Tuovinen.

“Kun laskujen välitys digitalisoidaan ja maksuprosessia optimoidaan, suoritukset nopeutuvat, kassavirta vahvistuu ja ennustettavuus tarkentuu. Jokainen vaihe tukee seuraavaa.”

Tämä yhteys näkyi selvästi A‑Katsastuksen raportoinnissa. Aiemmin manuaalista Excel‑koontia vaatinut BI-data muodostuu nyt automaattisesti selkeiksi graafeiksi ja avainluvuiksi.

“Ropon BI‑palvelun ansiosta raportointimme on helppolukuinen ja aiempaa kattavampi”, Virkajärvi korostaa. Parantunut näkyvyys on auttanut tarkentamaan luottopolitiikkaa, esimerkiksi optimoimaan, mille asiakkaille lasku tarjotaan maksuvaihtoehdoksi. Tämä muutos on nopeuttanut kassankiertoa ja vähentänyt luottotappioita.

Oomi hyödynsi Ropo OneView Pro ‑analytiikkaa asiakassegmentointiin, joka perustui maksukäyttäytymisen tunnistettuihin malleihin.

“Virtaviivaistetun laskutusprosessin hienous on sen joustavuus”, kertoo Ropon Key Account Manager Jani Rönkkö.

“Yritykset voivat vakioida ydinprosessit tehokkuuden varmistamiseksi, mutta silti räätälöidä toimintatavat eri asiakassegmenteille. Merkittävä B2B‑asiakas voi tarvita yksilöllisiä maksuehtoja, kun taas suurivolyymisessä kuluttajalaskutuksessa täysi automaatio tuottaa parhaat tulokset. Alusta mukautuu yrityksen tarpeisiin sen sijaan, että se pakottaisi yhden mallin kaikille.”

Luvut ratkaisevat

Molempien yritysten tekemät parannukset näkyvät konkreettisina taloudellisina hyötyinä – ja tulokset kertovat pysyvistä, rakenteellisista muutoksista, eivät hetkellisistä piikeistä.

”Pitkäaikaiset vaikutukset tekevät näistä tuloksista erityisen merkityksellisiä” Rönkkö sanoo.

”Kyse ei ole yksittäisistä kampanjoista johtuvista piikeistä, vaan rakenteellisista parannuksista siinä, miten raha liikkuu yrityksen sisällä. Kun prosessit toimivat näin sujuvasti, hyödyt kasvavat kuukausi kuukaudelta.”

Molempien yritysten tasaiset parannukset osoittavat, miten yhden, integroidun laskutusprosessin avulla voidaan saavuttaa ennustettavia ja korkealaatuisia tuloksia.

Lue lisää laskutusautomaatioiden parhaista käytännöistä

A‑Katsastuksen tulokset:

Sähköisyysaste kasvoi 83 %:sta 91 %:iin (2022–2025)
Muistutusmäärät laskivat 5,3 %:sta 4,3 %:iin laskuista (2023–2025)
Perintätapaukset vähenivät 1,4 %:sta 0,9 %:iin (2023–2025)
Maksuviiveet lyhenivät –0,09 päivään (1,52 päivästä vuonna 2023), eli laskut maksetaan käytännössä ennen eräpäivää
Merkittäviä resurssisäästöjä, kun manuaaliset tehtävät automatisoitiin
Myyntisaamisten kiertoaika nopeutui

Oomin tulokset:

Sähköisyysaste kasvoi 57 %:sta 70 %:iin (2022–2025)
Muistutusmäärät laskivat 7,1 %:sta 5,2 %:iin laskuista (2022–2025)
Perintätapaukset vähenivät ja vakiintuivat noin 3 %:iin (3,8 %:sta vuonna 2022)
Keskimääräinen maksuaika lyheni 19,9 päivästä 15,1 päivään (2022–2025)
Maksuviiveet vähenivät 1,7 päivästä 0,52 päivään – asiakkaat maksavat nyt käytännössä eräpäivänä
Kassavirran ennustettavuus parani todelliseen maksukäyttäytymiseen perustuvan datan ansiosta

Kassavirran vauhdittaminen

A‑Katsastuksen ja Oomin esimerkit tuovat esiin kolme keskeistä tekijää, jotka mahdollistavat aidot DSO‑parannukset: yhtenäinen laskutusprosessi, joka poistaa pullonkaulat, reaaliaikainen näkyvyys, joka mahdollistaa ennakoivan johtamisen, sekä älykäs automaatio, joka optimoi suorituskyvyn todellisen asiakaskäyttäytymisen perusteella.

A‑Katsastus poisti pirstaleisuuden koko B2B‑laskutuksestaan, ja Oomi puolestaan sai ennakoivaa analytiikkaa yli 500 000 asiakassuhteen maksukäyttäytymisestä. Molemmat muuttivat kassankierron reaktiivisesta haasteesta hallituksi ja mitattavaksi prosessiksi.

Kun jokainen vaihe – laskun toimituksesta maksujen täsmäytykseen ja perintään – kulkee Ropo One™ ‑alustan kautta, kassankierron nopeutuminen tapahtuu luonnostaan. Vapautunut käyttöpääoma, vähentynyt manuaalinen työ ja parantunut ennustettavuus luovat perustan, joka mahdollistaa kestävän kasvun.

A-Katsastus Group on Suomen johtava ajoneuvojen katsastus-, kuntotarkastus- ja rekisteröintipalveluja tarjoava toimija. Palveluvalikoima kattaa myös kuljettajantutkintopalvelut, tieliikenteen lupapalvelut sekä autotarvikkeiden myynnin. Yhtiöllä on 100 työntekijää noin 250 toimipisteessä Suomessa. Lue lisää A-Katsastuksesta: a-katsastus.com

Oomi on yksi Suomen suurimmista sähkönmyynti- ja palveluyhtiöistä. Meillä on tällä hetkellä yli 500 000 asiakasta ja työllistämme yli 100 henkilöä. Vahvan asiakaskannan lisäksi meillä on omistajayritystemme myötä vuosien kokemus ja asiantuntemus suomalaisesta energiakentästä sekä vahvat paikalliset juuret. Oomin tavoitteena on olla Suomen halutuin kumppani arjen palveluissa ja energiamurroksen ratkaisuissa. Lue lisää Oomista: oomi.fi

Ropo on pohjoismainen markkinajohtaja ja edelläkävijä laskutusteknologiassa. Yhtenäistämme ja virtaviivaistamme kaikki laskutusprosessit alusta loppuun tarjoten saumattomat prosessit, paremman asiakaskokemuksen sekä täyden näkyvyyden talouden hallintaan. Palvelumme keskiössä on omaan teknologiaan perustuva alusta ja ainutlaatuinen palvelu, johon luottaa yli 11 000 yritystä Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa. Lue lisää Roposta: ropo.fi

Valmiina uudistamaan laskutusprosessisi?

Ropo One™ tarjoaa kokonaisvaltaisen automaation koko laskun elinkaaren hallintaan – laskun muodostamisesta ja toimituksesta aina maksujen seurantaan ja perintäprosesseihin.

Alustamme tuottaa kaikki tässä artikkelissa kuvatut hyödyt: paremman kassavirran, vähemmän manuaalista työtä, yhdenmukaiset prosessit ja täyden näkyvyyden laskutukseen ja maksamiseen.

Asiantunteva käyttöönottotiimimme auttaa määrittämään juuri sinun tarpeisiisi ja toimialallesi sopivan ratkaisun. Jo tuhannet pohjoismaiset yritykset luottavat Ropoon laskutusautomaation kumppanina.

Ota yhteyttä ja selvitä, miten Ropo One™ voi voi tehostaa talousprosesseja ja nopeuttaa kassavirtaa.

Lue lisää Roposta