Pirstaleisen talousraportoinnin piilokustannukset

Taloustiimeille kuukausittainen rutiini on tuttu: maksutiedot poimitaan yhdestä järjestelmästä, tarkistetaan toisesta, tilauksia ja toimitusvahvistuksia selvitetään kolmannesta – ja lopuksi kaikki kootaan muotoon, josta joku saa kokonaiskuvan. Prosessi kyllä toimii, mutta hinnalla, joka ei useinkaan näy missään niissä raporteissa, joita sen avulla syntyy. Ropolla näemme tämän toistuvan kaikenkokoisissa taloustiimeissä. Ja tiedämme myös, että suurin osa tästä kitkasta on poistettavissa.

Pirstaleista talousraportointia pidetään usein väistämättömänä osana taloustoimintojen arkea. Kuukausittainen tilinpäätös vie muutaman päivän, tarkistukset vaativat useita taulukoita, ja kokonaiskuva muodostuu lopulta. On tärkeää miettiä, mitä tämä kitka oikeasti maksaa – ja onko sen pakko maksaa mitään.

Kun data on kaikkialla, kokonaiskuva ei ole missään

Haasteena ei ole se, että taloustiimeiltä puuttuisi dataa. Useimmilla organisaatioilla on talousdataa enemmän kuin he osaavat hyödyntää. Ongelma on siinä, että data on hajallaan eri järjestelmissä: laskutus yhdessä, myyntireskontra toisessa, perintä kolmannessa ja raportointi vielä omassaan.

Myyntireskontran tiimeille tämä tarkoittaa manuaalista kokoamispuuhaa, joka vie aikaa analysoinnilta. Controllereille se näkyy täsmäytyksinä, jotka ovat hitaampia ja alttiimpia virheille kuin olisi tarpeen. Talousjohdolle (CFO) tämä taas tarkoittaa sitä, että strateginen kokonaiskuva – miltä kassavirta näyttää, mihin riskit kasaantuvat ja mitkä asiakassegmentit maksavat myöhässä – hahmottuu vasta viiveellä ja useista lähteistä koottuna, jotka eivät aina täysin vastaa toisiaan.

Kustannukset, jotka jäävät piiloon

Tämä pirstaleisuus synnyttää kolmenlaisia kustannuksia. Yhteistä niille on se, että ne jäävät helposti huomaamatta – juuri siksi, etteivät ne näy missään yhtenä selkeänä kulueränä.

Ensimmäinen kustannus on operatiivinen aika. Jokainen tunti, joka kuluu datan keräämiseen, kokoamiseen ja ristiintarkistukseen, on tunti pois siitä, että dataa ehditään oikeasti tulkita ja hyödyntää. Kyse ei ole pienestä tehottomuudesta – koko taloustiimin tasolla tämä voi viedä merkittävän osan kuukausittaisesta työajasta, erityisesti tilinpäätöskauden ympärillä.
Toinen kustannus on päätöksenteon viive. Pirstaleinen raportointi hidastaa signaaleja, joiden pitäisi johtaa toimenpiteisiin. Kun DSO-kehitys, maksuviiveet tai saatavien ikäjakauma näkyvät vasta monivaiheisen kokoamisprosessin jälkeen, ennakoivan reagoinnin aikaikkuna kapenee. Asiat, joihin olisi voitu tarttua ajoissa, muuttuvat myöhemmin perinnän haasteiksi – ja sillä on suora vaikutus käyttöpääomaan.
Kolmas kustannus liittyy IT- ja toimittajakokonaisuuteen. Kun talousdataa hallitaan useissa järjestelmissä, hallitaan samalla useita integraatioita, sopimuksia, alustoja ja mahdollisia vikapisteitä. Ylläpitokustannukset kasaantuvat hiljalleen, mutta ovat silti todellisia.

Mitä yhtenäinen raportointi oikeasti muuttaa

Siirtyminen yhtenäiseen raportointiin ei ainoastaan nopeuta nykyistä tekemistä, vaan muuttaa koko prosessin luonnetta. Kun koko laskun elinkaaren data on saatavilla yhdeltä alustalta – päivittäin päivittyvänä tai jopa reaaliaikaisena – ja valmiiksi helposti hyödynnettävässä muodossa, talousraportointi muuttuu perusteellisesti.

Kuukausittainen täsmäytys etenee selkeän ja ennakoitavan kaavan mukaan – ei salapoliisityönä. Luottoriskeistä kertovat varhaiset signaalit näkyvät ajoissa, jolloin niihin voidaan myös reagoida. Taloustiimit käyttävät vähemmän aikaa datan pyörittelyyn ja enemmän aikaa analyysiin ja suosituksiin, joilla on oikeasti merkitystä liiketoiminnalle.

Ropolla tämä ajattelu on talousraportointimme perusta. Ropo One® -raportointi tuo raportointiominaisuudet suoraan osaksi alustaa ja tarjoaa taloustiimeille valmiit ja helppokäyttöiset raportit koko laskusta kassaan ‑prosessin ajalta – aina toimitusten seurannasta ja myyntilaskulistoista maksuvalvontaan ja kirjanpidon täsmäytyksiin. Kaikki raportit ovat ladattavissa valmiiksi rakennettuina CSV- ja Excel-aineistoina, jolloin niitä on helppo hyödyntää myös jatkoanalyysissa. Saumattomat integraatio- ja datansiirtoratkaisut varmistavat lisäksi, että tieto on vaivattomasti käytettävissä myös asiakkaan omissa järjestelmissä.

Tiimeille, jotka tarvitsevat syvällisempää analytiikkaa, Ropo OneView® tarjoaa lisäksi liiketoiminta-analytiikkaa: jatkuvasti päivittyvän DSO-seurannan, maksukäyttäytymisen analyysin, näkymän myyntisaamisten ikäjakaumaan sekä kassavirtaennusteet, jotka on suunniteltu erityisesti controllereiden ja talousjohdon tarpeisiin.

Organisaatioille, jotka tarvitsevat edistyneempiä ominaisuuksia, Ropo OneView® Pro laajentaa kokonaisuutta kehittyneillä luottoriskien hallinnan työkaluilla ja älykkäällä ennustamisella.

Pointti ei ole se, että jokainen organisaatio tarvitsisi kaikkia raportoinnin tasoja. Tärkeää on, että raportointikyvykkyys vastaa käytössä olevan tiimin todellisia tarpeita – ja että kaikki kolme tasoa ovat samassa alustassa ilman ylimääräistä integraatiokompleksisuutta.

Ropo OneView® – Reaaliaikainen näkyvyys taloustietoihin

Ropon raportointi – ratkaisu jokaiseen tarpeeseen

Ropo One® -raportointi – sisältyy palvelualustaan

Valmiit raportit kattavat koko laskusta kassaan ‑ketjun: laskujen välityksen seurannan, myyntilaskuluettelot, maksujen ja kohdistusten raportoinnin, avoimet myyntisaamiset, kirjanpitoraportit sekä palvelulaskutuksen.

Raportit päivittyvät päivittäin, ja niissä on joustavat suodatusmahdollisuudet sekä vientiominaisuudet jopa miljoonaan riviin asti. Kaikki raportit voidaan ladata valmiina CSV- ja Excel-tiedostoina. Toiminnallinen perusta myyntisaamisten hallintaan ja taloushallinnon arkeen.

Ropo OneView® – kehittynyt analytiikatyökalu

Jatkuvasti päivittyvät KPI‑näkymät kassavirran seurantaan, DSO-kehityksen tarkasteluun, maksukäyttäytymisen analyysiin ja myyntisaamisten ikäjakaumaan. Suunniteltu Controllereille ja talousjohdolle (CFO), jotka tarvitsevat strategista kokonaiskuvaa operatiivisen datan rinnalle.

Ropo OneView® Pro – kehittynyt riskienhallinta ja ennustaminen

Laajentaa Ropo OneView® ‑kokonaisuutta luottoriskien analyysillä ja älykkäällä ennustamisella. Sopii organisaatioille, jotka tarvitsevat syvällisempää ymmärrystä maksukäyttäytymisestä, luottoriskeistä ja tulevasta kassavirrasta.

Ropo One® API ja datansiirtopalvelu

Saumaton integraatio Ropo One® ‑alustan ja asiakkaan omien järjestelmien välillä varmistaa, että laskujen tilatiedot ovat aina ajan tasalla.
Datansiirtoratkaisu mahdollistaa raportointidatan luotettavan ja sujuvan siirron Ropo One® ‑alustalta asiakkaan käyttämiin työkaluihin.

Lue lisää palveluistamme >>

Reaktiivisesta proaktiiviseksi

Operatiiviset hyödyt ovat konkreettisia – vähemmän manuaalista työtä, nopeampi raportointi ja vähemmän virheitä. Suurempi muutos on kuitenkin se, miten taloustiimit voivat toimia, kun luotettava ja ajantasainen data on saatavilla juuri silloin, kun sitä tarvitaan.

Kun Controllerit eivät joudu käyttämään aikaansa datan kokoamiseen, he voivat keskittyä tunnistamaan trendejä ja riskejä, jotka tukevat parempaa päätöksentekoa. Reskontratiimit puolestaan pystyvät reagoimaan varhaisiin signaaleihin ajoissa, kun näkymä avoimiin saataviin päivittyy jatkuvasti. Talousjohdolle (CFO) tämä tarkoittaa kokonaiskuvaa kassavirrasta ja luottoriskeistä, joka perustuu todelliseen dataan – ei useista lähteistä koottuihin arvioihin.

Pirstaleinen raportointi rajoittaa talouden tehokasta toimintaa. Sen aiheuttamat piilokustannukset – työajassa, päätöksenteon laadussa ja käyttöpääomassa – ovat todellisia, vaikka niitä ei näkyisikään yhdelläkään raportilla.

Näiden rajoitteiden poistaminen on usein helpompaa kuin miltä näyttää. Kaikki alkaa yhdestä yksinkertaisesta kysymyksestä: missä taloustietosi oikeasti sijaitsevat, ja kuinka kauan niiden kokoaminen vie aikaa?

Ropo on pohjoismainen markkinajohtaja ja edelläkävijä laskutusteknologiassa. Yhtenäistämme ja virtaviivaistamme kaikki laskutusprosessit alusta loppuun. Tarjoamme saumattomat prosessit, paremman asiakaskokemuksen sekä täyden näkyvyyden talouden hallintaan. Palvelumme keskiössä on omaan teknologiaan perustuva alusta ja ainutlaatuinen palvelu, johon luottaa yli 10 000 yritystä Suomessa, Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa. Lue lisää: ropo.fi

Valmiina tehostamaan talousraportointiasi?

Ropo One® tarjoaa kattavat, valmiiksi rakennetut raportit taloushallinnon tarpeisiin. Haluatko saada enemmän irti talousdatastasi? Asiantuntijamme auttavat mielellään.

Ota yhteyttä Ropoon ja lue lisää Ropo One® ‑raportointimahdollisuuksista.

Lue lisää Roposta

Ota yhteyttä